Aanvragen en sales
Elke aanvraag krijgt een vervolg
- Aanvragen uit mail en website op één lijst, uit WhatsApp met één tik
- De aanvrager plant zelf in via een persoonlijke link
- Reactietijd en conversie per medewerker in beeld
Sportschoolsoftware die niets laat liggen
Van aanvraag tot werkrooster in één app, naast je ledenadministratie.
- Naast je ledenadministratie Je hoeft niets te vervangen
- iPhone, iPad en Android En in elke browser
- Datacenters in de EU Nederland en België
- Tweestapsverificatie Voor elk account
Opgepakt voordat de aanvraag afkoelt
Een aanvraag komt binnen en GymFlow zet de volgende stap klaar. Dit zie je in de app.
-
Seconden
Zo snel gaat de inplan-link naar de aanvrager: per sms, WhatsApp of mail.
-
5 minuten
Niet ingepland? Dan krijgt de balie een belherinnering. Zelf in te stellen.
-
2 pogingen
Twee keer geen gehoor: de link gaat opnieuw per mail.
-
4 uitkomsten
Lid, geen lid, niet opgekomen of vervolgafspraak: elke kennismaking krijgt een uitkomst.
Eén app voor de hele werkdag
Balie, trainers en eigenaar werken in dezelfde app.
-
Inbox en AI
Eén inbox voor mail en WhatsApp
- Elke mail krijgt een soort, van proefles tot pauze
- De AI schrijft een concept, jij keurt het goed
- Werkt twee kanten op met Outlook en Gmail
-
Team en planning
Rooster, taken en tickets bij elkaar
- Het vaste schema plant zichzelf weken vooruit
- Ruilen en verlof regelt je team in de app
- De takenlijst van vandaag staat om 04:15 klaar
-
Leden en behoud
Zie wie wegblijft en bel op tijd
- Signalen op de bezoekdata uit je eigen systeem
- De eerste 12 weken van elk nieuw lid in beeld
- Elke opzegging verwerkt, met de reden erbij
-
Club en beheer
Je club in één oogopslag
- Wat vandaag actie vraagt, staat bovenaan
- Rechten per account, tot op de losse knop
- eGym, muziek per leeftijd en inventaris als uitbreiding
Op telefoon, iPad en computer
De balie werkt op de iPad, je team ziet het rooster op de telefoon en jij kijkt mee waar je bent.
- Een pushmelding bij elke nieuwe aanvraag
- Dezelfde gegevens als in de browser, zonder verversen
- Voor iPhone, iPad en Android
Kies zelf je modules
23 modules in het basispakket en 5 uitbreidingen. Wat je niet gebruikt, staat uit.
Aanvragen en sales Aanvragen, Zelf inplannen, Opvolgen en herinneren, Pijplijn, Sales en reactietijd, Acties 6
| Module | Wat het doet | Soort |
|---|---|---|
| Aanvragen | Elke aanvraag uit je mail of van je website als lead in één lijst waar de balie vanuit belt. | Basis |
| Zelf inplannen | De lead krijgt een persoonlijke inplan-link en kiest zelf een moment dat in je Agenda past. | Basis |
| Opvolgen en herinneren | Na 5 minuten krijgt de balie een belherinnering. Geen gehoor en no-show krijgen vanzelf een vervolg. | Basis |
| Pijplijn | Zie per lead waar hij staat, van nieuwe aanvraag tot abonnement, en leg elke uitkomst vast. | Basis |
| Sales en reactietijd | Leads, afspraken, nieuwe leden en de reactietijd van je balie, per maand en per medewerker. | Basis |
| Acties | Regels die na een dagpas of kennismaking een taak, een melding of een kortingsmail klaarzetten. | Basis |
Inbox en AI Inbox, AI en kennisbank, WhatsApp-assistent 3
| Module | Wat het doet | Soort |
|---|---|---|
| Inbox | Alle mail en WhatsApp van je club in één scherm, ingedeeld per soort, met de volgende stap erbij. | Basis |
| AI en kennisbank | De AI zet conceptantwoorden klaar uit jouw Kennisbank. Standaard keurt een medewerker elk antwoord goed. | Basis |
| WhatsApp-assistent | Een assistent op je eigen WhatsApp-nummer die antwoordt uit je Kennisbank. Jij kiest hoe zelfstandig. | Uitbreiding |
Team en planning Werkrooster, Groepslessen, Agenda, Taken, Tickets, Personal training, Ruimtes 7
| Module | Wat het doet | Soort |
|---|---|---|
| Werkrooster | Een vast schema dat zichzelf vooruit plant, met ruilen, verlof en uren per periode in dezelfde app. | Basis |
| Groepslessen | Eén lesrooster voor je planning, de dienst van de docent en de proefles in de inplan-link. | Basis |
| Agenda | Eén agenda voor kennismakingen, proeflessen en afspraken van de balie, met een eigen agenda per trainer. | Basis |
| Taken | De takenlijst van de dag staat klaar voor je opent, en wat niet lukt gaat als ticket naar de manager. | Basis |
| Tickets | Interne meldingen tussen balie, manager, eigenaar en trainer, met foto's, een status en een antwoord. | Basis |
| Personal training | Credits per klant, een eigen agenda per trainer en een lijst van wat er nog gefactureerd moet worden. | Basis |
| Ruimtes | Verhuur je een zaal aan een externe huurder? Hij boekt zelf een vrij tijdslot in jouw kalender. | Uitbreiding |
Leden en behoud Ledenlijst, Inschrijvingen, Opzeggingen, Aandacht, Mailings 5
| Module | Wat het doet | Soort |
|---|---|---|
| Ledenlijst | Eén ledenbestand voor je hele team, met per lid het contact, de bezoeken en alle berichten. | Basis |
| Inschrijvingen | Elke inschrijving uit mail, website, Gymly of balie op één werklijst, tot het lid in de Ledenlijst staat. | Basis |
| Opzeggingen | Herkent opzegmails, vraagt het oud-lid naar de reden en houdt bij wat nog verwerkt moet worden. | Basis |
| Aandacht | Zie welke leden wegblijven en wie ze belt, voordat de opzegmail komt. | Basis |
| Mailings | Nieuwsbrieven en mailreeksen naar een selectie van je leden, vanaf je eigen adres, nu of ingepland. | Basis |
Club en beheer Start en bezoek, Rollen en rechten, Meldingen, Gegevens en back-ups, eGym, Muziek per leeftijd, Inventaris 7
| Module | Wat het doet | Soort |
|---|---|---|
| Start en bezoek | Zie bij het openen wat vandaag actie vraagt en hoeveel mensen er nu in de club zijn. | Basis |
| Rollen en rechten | Geef elk account precies de schermen en knoppen die bij het werk horen, ook voor een paar uur. | Basis |
| Meldingen | Elk account krijgt alleen meldingen over wat het mag zien, en op de uren die jij kiest is het stil. | Basis |
| Gegevens en back-ups | Elke week een back-up per club, een bewaartermijn per soort gegevens en je data als CSV of ZIP mee. | Basis |
| eGym | Telt de trainingen bij je eGym-circuit en stuurt na het ingestelde aantal een link voor een nieuwe intake. | Uitbreiding |
| Muziek per leeftijd | De app zegt welke afspeellijst past bij wie er nu binnen is, per leeftijdsgroep. | Uitbreiding |
| Inventaris | Voorraad die zelf een besteltaak maakt, en je apparatuur op één lijst en op een plattegrond op schaal. | Uitbreiding |
Je ledenadministratie blijft
GymFlow regelt het werk eromheen en koppelt met wat je al gebruikt.
- Gymly
- Leden en bezoeken, alleen lezen
- Outlook en Microsoft 365
- Mail binnen seconden in GymFlow
- Gmail en je eigen mailbox
- Elke 5 minuten opgehaald
- WhatsApp Business
- Op je eigen nummer
- Sms
- Voor de inplan-link
- Je website
- Aanvragen komen direct binnen
Geen incasso, geen deurtoegang en geen ledenapp: dat blijft bij het systeem dat je daarvoor hebt.
Jij bepaalt wie wat ziet
Elke club werkt anders. Daarom stel je in GymFlow bijna alles zelf in.
- 34 pagina's met instellingen In 7 groepen, van bemande uren tot berichtteksten
- 44 losse knoppen voor rechten Per account, ook voor een paar uur
- 23 soorten meldingen Per rol en per persoon aan of uit
Met Bekijk als open je de app zoals één teamlid hem ziet en pas je de rechten ernaast aan.
Meer over rollen en rechtenWat clubs eerst willen weten
Vervangt GymFlow mijn ledenadministratie?
Nee. Contracten en incasso blijven in je ledenadministratie en GymFlow doet het werk eromheen. Koppel je Gymly, dan leest GymFlow de leden, abonnementen en check-ins daaruit en blijft Gymly de ledenadministratie.
Kan ik met een paar modules beginnen en later uitbreiden?
Ja. Modules staan per club aan of uit. Een module die uit staat, staat ook niet in het menu, dus je team ziet alleen wat je gebruikt.
Wat moet ik doen om te starten?
Vier stappen invullen: je clubgegevens, de bemande uren, je soorten aanvragen en de e-mail. De app laat zien welke stap nog open staat. Bij het koppelen van de e-mail helpt Root & Logic.
Waar staan mijn gegevens?
In datacenters in de EU: de database, de bestanden, de back-ups en de serverfuncties draaien in Nederland en België. De AI draait bij Google via het EU-endpoint. Sms loopt via Twilio en WhatsApp via Meta, en dat zijn externe verwerkers.
Wat kost GymFlow?
Dat hangt af van de modules die je kiest. Daarom staan er geen prijzen op deze site. Stel je pakket samen op gymflow.nl/pakket-samenstellen, dan krijg je na een demo een voorstel.
Zie het met je eigen club
Laat je gegevens achter, dan lopen we in een demo jouw dag door.
-
We bellen je
Voor een moment dat jou past.
-
Je ziet jouw dag in de app
Met de modules die jij kiest.
-
Je krijgt een voorstel
Voor precies dat pakket.
Liever eerst zelf kiezen? Stel je pakket samen.